เพราะหน้าที่หลักของ HR หรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลคือการบำบัดทุกข์บำรุงสุขให้กับเพื่อนพนักงานทุกๆ ฝ่าย เมื่อหลายบริษัทมีมาตรการให้ work from home รูปแบบการทำงานของ HR จึงเปลี่ยนไป และเหมือนจะต้องมีภาระงานให้ดูแลเพิ่มขึ้นมากกว่าเก่า
ตามไปดูกันว่าฝ่ายที่ต้องดูแลคนอย่าง HR เขามีวิธีการดูแลตัวเองยังไงเมื่อต้องปรับตัวมาทำงานที่บ้าน
ใบยอ–ธัญกาญจน์ ภูงามทอง
HR Analyst บริษัท ExxonMobil
“เพราะความปลอดภัยคือสิ่งที่บริษัทเราให้ความสำคัญมากที่สุดเป็นอันดับหนึ่ง ดังนั้นเมื่อมีการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 บริษัทจึงมีมาตรการให้ทำงานจากบ้านตั้งแต่ระยะแรกๆ และให้ความสำคัญเรื่องสุขภาพในการทำงานของพนักงาน (ergonomics) ด้วย เพราะเมื่อทำงานที่บ้านจึงเป็นเรื่องง่ายเหลือเกินที่พนักงานจะนอนทำงานบนเตียงอันแสนนุ่ม หรือก้มหน้าก้มตาทำงานบนโซฟาโดยไม่ใช้โต๊ะรองแล็ปท็อป เราจึงต้องเน้นย้ำเรื่องการนั่งทำงานให้ถูกสุขลักษณะ เช่น ปรับจอให้อยู่ในระดับสายตา นั่งในลักษณะที่ถูกต้อง และยืดเส้นยืดสายระหว่างวัน หรือหากใครอยากยืมอุปกรณ์ทำงานที่เอื้อต่อการนั่งทำงานที่ถูกสุขลักษณะบริษัทก็อนุญาต
“อย่างเราเองด้วยความที่ไม่สามารถคาดเดาได้ว่าสถานการณ์จะเป็นเช่นนี้ไปอีกนานเท่าไหร่ เราจึงตัดสินใจปรับมุมทำงานในบ้านให้เอื้อต่อสุขภาพของเรามากที่สุด เช่น ใช้เก้าอี้ที่รองรับแผ่นหลัง นั่งทำงานในมุมที่แสงสว่างเพียงพอ ถือว่าลงทุนตอนนี้ดีกว่าเสียสุขภาพและค่ารักษาพยาบาลในภายหลัง นอกจากนี้เรายังแบ่งพื้นที่และเวลาระหว่างการทำงานกับการพักผ่อนให้ชัดเจน เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและรู้สึกผ่อนคลายที่สุดเวลาเลิกงาน”
เกด–ภัสสรัลย์ โรจน์วรดิลก
HR Business Advisor
“ความปลอดภัยของพนักงานทุกคนถือเป็นเป้าหมายสูงสุดของบริษัท โจทย์หลักของงานในช่วงโควิด-19 จึงเป็นการบริหาร ดูแลทีมภายใต้สภาพแวดล้อมที่ท้าทาย เราต้องช่วยให้พนักงานปรับตัวกับการทำงานในรูปแบบใหม่ๆ แต่ยังคงไว้ซึ่ง well-being ที่ดี เช่น ออกนโยบาย ‘Take Chair & Take Care’ อนุญาตให้พนักงานนำเก้าอี้ที่ออฟฟิศกลับไปนั่งทำงานที่บ้านได้เพื่อช่วยเรื่องสุขภาพ หาวิธีช่วยให้ทุกคนรู้สึกใกล้กันมากขึ้น แม้ในช่วงเวลาที่เราต้องปฎิบัติตามมาตรการ social distancing เพื่อให้ทุกคนรู้สึกถึงความมีส่วนร่วมและเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร
“วิธีการทำงานที่บ้านของเราจึงเป็นการทำเช็กลิสต์ว่าใน 1 วันต้องทำอะไรบ้าง กำหนดเวลาเริ่มและเวลาพักให้ชัดเจน เพราะบางทีการทำงานที่บ้านอาจทำให้เราเผลออยู่หน้าจอจนลืมเวลา และที่สำคัญคือพูดคุยกับทีมบ่อยๆ เพื่อให้มั่นใจว่างานของเราไปในทิศทางเดียวกันในภาพรวม”
แอปเปิ้ล–ปิยะนุช ลิมาภรณ์วณิชย์
Chief People Officer บริษัท POMELO Fashion
“เพื่อให้พนักงานรู้ว่าเราดูแลและใส่ใจเขาตั้งแต่เริ่มมีข่าวระบาดในประเทศใกล้เคียง เราอัพเดตข้อมูลสถานการณ์ให้พนักงานทราบตลอด จนเมื่อเริ่มใกล้ตัวมากขึ้นก็มีการซื้อประกันโควิด-19 เสริมให้จากประกันกลุ่มที่มีให้อยู่แล้ว หากพนักงานตรวจพบเชื้อก็จะได้รับเงินเยียวยาทันที เมื่อเปลี่ยนเป็นทำงานแบบ work from home ร้อยเปอร์เซ็นต์ เราก็ดูแลและสนับสนุนพนักงานอย่างเต็มที่ พนักงานสามารถนำเก้าอี้ จอคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์อื่นๆ จากออฟฟิศกลับไปใช้ที่บ้านได้ มีการส่ง newsletter เพื่ออัพเดตสถานการณ์ แชร์ทิปการ work from home ที่น่าสนใจ เปิดให้พนักงานเสนอแนะหรือส่งคำถามมาคุยได้ตลอด รวมทั้งส่ง work from home experience survey ให้พนักงานทุกสัปดาห์ เพื่อที่เราจะได้รู้ว่าสามารถทำอะไรให้ดียิ่งขึ้นได้บ้าง
“แน่นอนว่าพอเป็นแบบนี้เราต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานไปอย่างสิ้นเชิง โจทย์คือจะทำยังไงให้ยังสามารถซัพพอร์ตพนักงานได้ใกล้เคียงกับสถานการณ์ปกติที่สุด ปรับมาทำทุกอย่างผ่านช่องทางออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นการสัมภาษณ์งานผ่านวิดีโอคอล การทำ virtual onboarding ให้กับพนักงานใหม่ ไปจนถึงการทำ exit interview
“โชคดีที่พนักงานส่วนใหญ่ของ Pomelo เป็นคนยุคมิลเลนเนียล สามารถปรับตัวได้ไวและคล่องตัวอยู่แล้ว เพียงแต่อาจมีการ disengage ได้ง่าย แต่ละทีมจึงมี team huddle เพื่อคุยกันว่าวันนี้จะทำอะไรหรือทิศทางของทีมเป็นยังไงบ้าง ประชุมเป็นวิดีโอคอลเพื่อให้รู้สึกคล้ายกับการได้พูดคุยแบบ face to face มากที่สุด ในขณะเดียวกันการรักษา engagement ระหว่างพนักงานก็สำคัญ เราจึงจัด Pomelo House Party ผ่านทางออนไลน์ ให้แต่ละคนเลือกเข้าร่วมกิจกรรมที่ตัวเองสนใจ ได้พูดคุยกับเพื่อนๆ เสมือนได้ไปแฮงเอาต์กันจริงๆ”
บิว–เบญจรงค์ คชนาวงค์
เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลสัมพันธ์ (Happiness Solution Creator)
บริษัท Food Passion (Bar B Q Plaza)
“มาตรการที่บริษัทเราใช้ในช่วงนี้ให้ความสำคัญเรื่องการสื่อสารเป็นหลัก รับฟังเสียงของพนักงานว่ามีส่วนไหนเกี่ยวกับการทำงานที่บ้านที่อยากเพิ่ม-ลดหรือปรับปรุง เพื่อให้สามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด หาจุดตรงกลางที่ทุกคนโอเค
“รูปแบบการทำงานของเราก็มีการปรับเปลี่ยน ปกติจะเน้นไปพบปะเพื่อนพนักงานตามร้านอาหารแต่ละสาขา จัดกิจกรรมแบบพบเจอกัน แต่พอมีวิกฤตแบบนี้เราจะเน้นกิจกรรมออนไลน์มากขึ้น จากที่เน้นกิจกรรมสร้างความสุขให้พนักงาน ตอนนี้ก็ต้องเน้นไปที่การขจัดทุกข์ก่อน ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ที่มีประโยชน์กับพนักงานและสื่อสารให้พนักงานได้รับรู้ เช่น การพักชำระหนี้, มาตรการช่วยเหลือเพื่อนพนักงาน ฯลฯ
“ปัญหาที่เราเจอจึงเป็นเรื่องการสื่อสารงานที่อาจจะไม่เข้าใจกัน สำหรับส่วนนี้ทีมเราก็ตกลงกันว่าจะมีการนัดหมายทุกเช้า เวลา 09:00 น. เพื่ออัพเดตทั้งงานที่ได้รับมอบหมายและสุขภาพ วางเป้าหมายทั้งเดือน และลงรายละเอียดในแต่ละสัปดาห์เป็น OKR (objective and key result) หรือการตั้งเป้าหมายเพื่อวัดผลความสำเร็จแบบง่ายๆ เพื่อเป็นการเช็กไปในตัวด้วยว่าเราทำงานตรงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ และเพื่อให้ง่ายต่อการติดตามงานด้วย นอกจากนี้เพื่อไม่ให้เครียดกับงานมากเกินไป เรากับทีมจะแบ่งกรุ๊ปอย่างชัดเจนว่าเป็นกรุ๊ปสำหรับคุยงานหรือคุยเล่น เพื่อผ่อนคลายการทำงานและแบ่งปันกิจกรรมในแต่ละวันด้วย”
ต้อม–ธวัชชัย จุลเจือ
Corporate HR Manager
“เมื่อมีการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส องค์กรผมมีมาตรการและดำเนินการ 3 ด้าน คือ
- การเฝ้าระวังและป้องกัน เช่น ฉีดพ่นทำความสะอาดทั่วทั้งองค์กรทุกสัปดาห์, ตรวจวัดอุณหภูมิ, กักตัวกรณีพนักงานเดินทางไปต่างจังหวัดหรือกลับจากต่างประเทศ รวมทั้งการ social distancing ให้ทำงานที่บ้าน
- การแก้ไขกรณีพบผู้ติดเชื้อทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร จัดทำแผนงานและวิธีปฏิบัติ (WI) เพื่อรองรับเหตุการณ์
- การสร้างขวัญและกำลังใจ เช่น จัดทำประกันภัยโควิด-19 ให้พนักงานทั้งองค์กร
“วิธีการทำงานของผมเปลี่ยนแปลงไปมากพอสมควร เช่น ทุกกระบวนการของ HR จะลดการอนุมัติผ่านเอกสาร โดยอนุมัติผ่านอีเมล ไลน์ หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น หรือการสัมภาษณ์ก็จะเปลี่ยนมาใช้วิดีโอคอลหรือโทรศัพท์ เพราะหน้าที่ของเราเหมือนเป็นผู้ที่คอยให้คำปรึกษาจึงมีคนมาขอแนวทางการแก้ปัญหาเกือบทั้งวัน แน่นอนว่าเมื่อเขาไม่สามารถมาพบในลักษณะ face to face ได้ เคล็ดลับการทำงานที่บ้านที่สำคัญที่สุดสำหรับผมคือต้องเปิดใจพร้อมรับโทรศัพท์ตลอดเวลา เพราะบางเรื่องต้องแก้ไขและตัดสินใจทันที และต้องไม่ประมาท เตรียมพร้อมรับทุกสถานการณ์ แค่นี้ก็ทำให้เรามั่นใจและทำงานในลักษณะที่ต่างออกไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความสุข”
เฟิร์ส–พรรณราย แซ่ลู่
HR Advisor บริษัท ExxonMobil
“บริษัทให้ความสำคัญเรื่องความปลอดภัยของพนักงานเป็นอันดับหนึ่ง ตั้งแต่เกิดสถานการณ์นี้เราจึงคิดหาวิธีรับมือให้ทุกคนรู้สึกสบายใจที่สุด คือให้พนักงานส่วนมาก work from home แล้วประชุมออนไลน์ผ่าน Skype หรือ Zoom ช่วงนี้จึงมีเพียงพนักงานตำแหน่งที่จำเป็นต้องอยู่หน้างานหรือต้องเข้าออฟฟิศจริงๆ เท่านั้น แต่ก็จะสับเปลี่ยนวันกันเพื่อให้มี social distance คนไม่อัดแน่นในตึกเกินไป
“ส่วนตัวแม้จะทำงานที่บ้าน เจอกันแบบ virtual ก็ไม่มีปัญหาอะไร ยังทำงานได้ตามปกติเหมือนเดิม ทุกคนสามารถติดต่อ HR ได้ตลอดเวลา ถ้ามีพนักงานที่ต้องสัมภาษณ์ช่วงนี้ก็จะใช้วิธีสัมภาษณ์ทางวิดีโอคอลหรือโทรศัพท์ ไม่จำเป็นต้องแวะเข้ามาที่ออฟฟิศ ต้องขอบคุณเทคโนโลยีด้วยที่ทำให้เราทำงาน remotely ได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม จะมีก็แต่ปัญหาเรื่องการจัดการเวลา การทำงานที่บ้านช่วยประหยัดเวลาเดินทางหรือแต่งตัวจนเหมือนว่าเวลาทำงานเยอะขึ้น บางทีก็ทำงานเพลินจนลืมไปว่าเราควรแบ่งเวลาพักเบรกและทานข้าวตามปกติ ต้องพยายามบังคับตัวเองให้กินข้าวตรงเวลาเหมือนตอนอยู่ออฟฟิศและลุกขึ้นเดินบ้างจะได้ไม่เมื่อย”
นาย–ศรัณย์ เตชอิทธิ
HR แผนก Employee Relation and Corporate Culture บริษัท SC ASSET
“ในช่วงนี้นอกจากจะให้ work from home เต็มรูปแบบแล้ว บริษัทเรามีมาตรการดูแลแยกเป็น 2 ส่วน คือการป้องกันและการรักษาพยาบาล โดยการป้องกันมีมาตรการต่างๆ เช่น แจกหน้ากากอนามัยให้พนักงานทุกคน แจกเจลล้างมือให้ทุกแผนก ตรวจวัดไข้ก่อนเข้าอาคาร มีแอพพลิเคชั่นของบริษัทอย่าง SC IN ONE ให้พนักงานบันทึกกิจวัตรประจำวันว่าทำอะไรกับใครบ้าง เผื่อกรณีที่มีพนักงานติดไวรัสก็จะสามารถนำข้อมูลส่วนนี้ไปใช้ได้ นอกจากนี้ยังมีระบบสายด่วนรับแจ้งกรณีพนักงานมีอาการหรือมีความเสี่ยง เพื่อที่ทางเราจะรีบประเมินสถานการณ์และออกมาตรการป้องกัน ในส่วนของการรักษาพยาบาล ทางบริษัทได้ทำประกันโควิด-19 ให้พนักงานทุกคน หากพนักงานติดเชื้อไวรัสบริษัทจะช่วยเหลือค่ารักษาพยาบาลและเป็นผู้ประสานงานกับตัวแทนประกัน นอกจากนี้เรายังมีกองทุนช่วยเหลือพนักงานและครอบครัวด้วยในกรณีที่พนักงานติดโควิด-19
“เมื่อเปลี่ยนมาทำงานที่บ้าน รูปแบบการทำงานก็เปลี่ยนเป็นดิจิทัลมากขึ้น ใช้ Zoom ในการประชุม ใช้อีเมล เฟซบุ๊ก และแอพพลิเคชั่น SC IN ONE ในการประชาสัมพันธ์ข้อมูลต่างๆ ในส่วนของกิจกรรมทาง HR ก็ปรับกลยุทธ์โดยเน้นช่องทางออนไลน์เป็นหลัก เช่น มี HR live ทุกวันศุกร์เพื่อแชร์สาระความรู้และพูดคุยกับพนักงาน, มีรายการยูทูบชื่อ HR insight, จัดกิจกรรม FAST 2 FIT เพื่อส่งเสริมการรักษาสุขภาพของพนักงาน นอกจากนี้เรื่องการสัมภาษณ์งานเราก็จะวิดีโอคอลกับผู้สมัครแทนการนัดเจอ
“แต่การทำงานที่บ้านก็มีปัญหาอยู่เหมือนกันเพราะทำให้เรามีอาการปวดหลังมากกว่าปกติ รู้สึกอ้วนขึ้น และไม่ค่อยมีแรง (ปกติเป็นคนออกกำลังกายหนัก) พอต้องอยู่บ้านหลายๆ วันก็รู้สึกอึดอัด เหงา ไม่ค่อยมีสมาธิเพราะไลน์เด้งตลอดเวลา ขาดความครีเอทีฟ ขาดพลังในการทำงาน การทำงานกับทีมก็ประสานงานกันยากขึ้น เวลาต้องเบรนสตอร์มก็ไม่สามารถเขียนแผนงานในกระดานเพื่อให้เห็นภาพรวม ถึงจะใช้ Zoom ก็ไม่เหมือนได้เจอตัวกันจริงๆ ผิดใจกันง่ายเนื่องจากการสื่อสารทางไลน์ทำให้เกิดการตีความผิดได้ และบางครั้งการทำงานที่บ้านก็กลายเป็นทำงาน 24 ชั่วโมงโดยไม่รู้ตัว เพราะเส้นแบ่งระหว่างบ้านกับงานหายไป
“พอเจอแบบนี้เคล็ดลับในการปรับตัวของเราคือต้องมี growth mindset เปิดทุกความเป็นไปได้ บางอย่างที่เราไม่เคยทำเราก็ต้องทำ พยายามมองโลกในแง่ดี ปรับมายด์เซตว่าในวิกฤตมีโอกาสเสมอ เช่น ทำให้เรามีสกิลใหม่ๆ พยายามทำ to-do list ทุกสัปดาห์และลงรายละเอียดในแต่ละวัน คุยกับเพื่อนในทีมมากขึ้น อัพเดตงานกันตลอด และเริ่มหันมาออกกำลังกายที่บ้าน ปรับอาหารการกินให้ดีต่อสุขภาพมากขึ้น เปิดหน้าต่างมองวิว เดินไปรับแสงแดด และปลูกต้นไม้ในห้อง พอทำงานไปสัก 1 ชั่วโมงก็จะพัก เดินไปเดินมา ยืดเส้นยืดสาย ที่สำคัญคือต้องไม่ลืมพัฒนาสกิลใหม่ๆ บอกตัวเองให้ฟังพ็อดแคสต์วันละ 1 เรื่องในตอนเช้าของทุกวัน”
